Más allá de lo patrimonial: Archivos para la rendición de cuentas

Por Pilar Díaz Ellis
Archivera.

En general asociamos los archivos con el ámbito académico, como fuente para investigaciones historiográficas, pero dejamos de lado su valor inicial, el valor probatorio del accionar de la administración pública en un momento determinado y a su vez en el tiempo. Es en esta dimensión que los archivos son la base de la exigencia de rendición de cuentas por parte de las personas y los movimientos ciudadanos hacia sus autoridades.

Los archiveros solemos decir que un archivo es una instancia política, donde lo que se conserva nos ofrece un reflejo de cómo ha funcionado una institución, y lo que no se conserva nos indica a su vez qué es lo que se ha querido dejar al margen de la historia o fuera del escrutinio público. La inexistencia de documentos, ya sea por descuido o en forma intencional, es un indicador de cómo funciona una institución; instituciones sin archivos son más propensas a tener un descontrol interno donde se filtren actos de corrupción o al menos irregularidades. Es difícil definir qué sería lo primero: si un desorden en la gestión documental y el archivo abren la ventana a actividades irregulares –porque sin archivo no hay control posible–, o si el accionar en forma irregular en alguna institución hace que “se pierdan” archivos para que no sea posible fiscalizar las acciones y decisiones tomadas.

Cuando nos damos cuenta de que la rendición de cuentas de una institución pasa por la conservación de sus archivos, comprendemos a su vez lo delicado que es el rol que nos toca jugar como archiveros. Sin embargo, esta dimensión del archivo no ha sido relevada lo suficiente por lo que se ha perdido una importante herramienta de control del Estado que finalmente iría en beneficio de todos.

La relación entre archivos y patrimonio es bastante evidente para todos quienes directa o indirectamente se relacionan con ellos. De hecho, nuestra misma institucionalidad canaliza el tema archivístico en el marco del patrimonio-cultura y memoria. Qué mejor indicador de esta realidad que el Archivo Nacional, eje de la institucionalidad archivística nacional, el cual ha dependido desde sus inicios en 1929 del Ministerio de Educación, bajo la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), y ahora –tras un proceso “modernizador”– pasa a depender del Ministerio de la Cultura (Subsecretaría del Patrimonio), por lo que su lazo hacia el patrimonio sigue siendo su fuerte principal y su leitmotiv para el Estado. Es decir, si retiramos de escena esta función –de conservar el patrimonio documental del país– podríamos indicar que el Archivo Nacional no se hace necesario.

Sin embargo, tener esta visión tan unidireccional y unidimensional del tema es no comprender lo que es un archivo ni su real significación para el país y para nosotros, los ciudadanos.

Un quiebre en esta visión fue la promulgación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en 2009 (en el primer período de gobierno de la presidenta Bachelet), ya que por primera vez –aunque de forma incipiente– en nuestro país el foco dejó de estar en el uso del documento desde el punto de vista patrimonial y se redirigió hacia los derechos ciudadanos. Por primera vez los archivos dejaban de ser de uso exclusivo de los investigadores provenientes de diferentes áreas –principalmente de las ciencias sociales– y comenzaron a ser solicitados por los ciudadanos para responder sus demandas de información en busca de transparentar y comprender mejor el funcionamiento del Estado (y los gobiernos). Así empezaron a perfilarse dos nuevos usos: por una parte para fiscalizar a la Administración Pública y, por otra parte, personas individuales y agrupaciones ciudadanas que comenzaron a solicitar documentos que podían ser fuente de derechos.

Quisiéramos dejar establecido que, si bien efectivamente los archivos tienen un valor informativo y testimonial (valor secundario), visible esencialmente cuando los documentos pasan a su fase histórica de conservación permanente, estos no nacen en ese estado, sino que evolucionan ahí cuando ya sus valores originales se han ido transformando –y complementando– desde su generación inicial.

Hablamos de archivos desde que los documentos son creados, ya que desde sus orígenes deben responder a su función primordial, que es el ser testigos y registros de las actividades de una institución o una persona, y por tanto ser prueba y evidencia del accionar de la Administración Pública o de cualquier otro tipo de institución de donde provengan. Por lo tanto, incluso más que su sentido histórico, es su dimensión de prueba el primer valor que adquieren, y en ese estado son fundamentales para la rendición de cuentas de las instituciones.

He ahí la importancia de que comprendamos lo que en realidad son los archivos, qué representan, cómo reflejan las actividades de la gestión administrativa de los servicios públicos y cómo acceder a ellos. A su vez, es responsabilidad de las instituciones organizar su gestión documental para actuar con eficiencia y eficacia en beneficio de los ciudadanos, mejorar sus procedimientos y, por cierto, conservar los documentos que, ya sea en soporte papel o digital, atestiguan las decisiones que la autoridad toma con relación a los ciudadanos.

No basta con la Ley de Transparencia. Ese fue un primer impulso y significó un antes y un después, pero ya no es suficiente; las organizaciones y los movimientos sociales deberían estar atentos y exigir cada vez más acceso a los documentos. La Ley 20.285 debe ser el punto de partida y no el límite de lo que debemos exigir como ciudadanos y como comunidad a nuestras instituciones, que finalmente son las que determinan gran parte de nuestra vida personal y social. El tema es simple: no es suficiente tener la “transparencia activa” si no se cumple a cabalidad, y la información publicada en los sitios webs institucionales está incompleta; no basta con tener “transparencia pasiva” si no sabemos qué documentos podemos solicitar, y en este sentido el mínimo que deberíamos exigir a las instituciones es tener publicado el cuadro de clasificación de los documentos que generan, para poder así solicitarlos.

Los archivos son base para la rendición de cuentas, para la transparencia, para evitar la corrupción y para, finalmente, fortalecer la democracia. Esto que seguramente ya se ha oído en otras partes es cierto en teoría, pero se cumplirá en realidad solo cuando seamos capaces como comunidad de exigir a nuestras autoridades que se hagan cargo de los documentos y que faciliten en forma proactiva el acceso a esa información, independiente del fin que queramos darle (desde derechos individuales, fiscalización a la autoridad o por investigación académica). Además debemos evitar caer en el simplismo de tomar los archivos como algo meramente patrimonial, y apoderarnos de ellos, en el sentido de convertirlos en nuestros aliados, ya que son el medio y la herramienta por el cual podemos lograr una participación y un involucramiento real en las distintas instancias de gobierno. No por nada el archivo está relacionado con el concepto de “gobierno abierto: transparencia, colaboración, participación”. Es el momento en que los ciudadanos debemos jugar un rol más activo en el panorama archivístico; ya pasaron las décadas de “oscurantismo” donde los archivos eran el tesoro oculto disponible solo para unos pocos privilegiados, ajenos a la ciudadanía.

El Archivo Nacional, por lo mismo, debería salir de la esfera exclusiva del ámbito patrimonial y convertirse en un referente a nivel nacional de archivos de la Administración Pública (y de todas las instituciones afectas al Decreto con Fuerza de Ley 5.200), pero no solo para hacerse cargo de los documentos cuando estos son transferidos a sus dependencias, sino desde que el documento se genera, porque desde ese mismo instante este comienza a adquirir su valor y, por ende, se requiere una normalización a nivel nacional de la gestión de documentos. Es necesario comprender, de una vez por todas, que la archivística es una ciencia que tiene su propio objeto de estudio y metodología, más aún en estos tiempos en los que el documento electrónico llegó para quedarse y cambiar la forma tradicional de gestionar los documentos. Sacar a los archivos del ámbito cultural-patrimonial se hace urgente para relevar su otra dimensión. Lograr que el Estado se haga cargo de sus documentos permitirá que vea al archivo como una herramienta más de control interno, para mejorar su gestión administrativa y luchar contra la corrupción. Porque sí, esa es una función clara para la que sirven los archivos, pero esa utilidad quedó relegada y no se desarrolló tras la dictadura militar; ya es el tiempo de reconocer en ellos una fuerza y un poder que debe ser usado en beneficio de todos.

Mientras sigamos supeditando el tema del archivo al ámbito cultural no podremos desprendernos de esa capa de polvo asentada sobre los documentos; imagen que tiende a asociarse a la labor del archivero. El Archivo Nacional seguirá siendo la eterna institución retrasada, el pariente pobre de la cultura, hasta que se comprenda que compararlo en su función a un museo o una biblioteca es algo absurdo y es no comprender en este tiempo, ya avanzado el siglo XXI, que el rol original de los archivos no es cultural, sino de testigo de cómo funciona y ha funcionado la administración del Estado, y que debiese ser garante de la democracia y de los derechos humanos.

Partiendo por las organizaciones formales e informales de archiveros y siguiendo por toda la comunidad interesada, necesitamos remecer el mundo archivístico nacional y colocar al archivo en el sitio donde debe estar: no ya en un depósito de documentos arrumbados, sino en primera línea para el control y fiscalización del Estado.

Referencias:

– Para saber más del ciclo de vida y valor de los documentos consulte: Manual de Archivos Iberoamericanos. [En: http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf] [Consultado en septiembre de 2017].

– Para saber más de la Ley de Transparencia y sus definiciones asociadas a Transparencia Activa y Pasiva consulte: https://www.leychile.cl/Consulta/listaresultadosimple?cadena=20285 [Consultado en septiembre de 2017].

– Para saber más de transparencia y archivos consulte: Aparente Transparencia, de Samuel García Arencibia. Editado por ANABAD, España.

– Para saber más de Gobierno Abierto, sugiero leer el Memorando sobre Transparencia y Gobierno Abierto que el ex presidente de Estados Unidos, Barack Obama, promulgó el 21 de enero de 2009, y visitar el sitio de la Alianza para el Gobierno de Abierto desde Chile: http://www.ogp.gob.cl/es/ [Consultado en septiembre en 2017].

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